Kijkje achter de schermen bij de Beer: Campagne Vrijmarkt

Eerste 24 uur

Na ons broodje opgegeten te hebben ging ik (Moos) direct aan de slag. De lijst met brouwers werd gemaakt en we hadden de eerste 30 opgeschreven die wij als eerste wilden benaderen met het idee voor te leggen om polshoogte te nemen of het leuk en reëel was. De nummers werden ingetikt op de telefoon en bellen maar. De een na de andere brouwer was enthousiast en gingen voor ons kijken wat ze te bieden hadden. Alles mocht: glazen, truien, tassen, stickers, petten en vilten, maakt niet uit als je maar het kleedjesmarkt gevoel kreeg. De mail naar de brouwers waar we het nummer niet van hadden werd voorbereid en nog die avond eruit gestuurd. Er was geen tijd te verliezen. Dinsdag voorbij wachten maar…
De volgende dag waren de eerste mailtjes er al met verschillende producten van verschillende brouwers. Toen begon het besef echt te komen, oké nu kunnen en gaan we niet meer terug. Alles in een Excel sheet verzamelen en kijken wat we hebben. Goede start; zo’n 15 brouwers hadden direct gereageerd met in totaal ongeveer 50 verschillende producten. Gaaf. Nu door pakken. Nu maar bedenken hoe we dit van de daken gaan roepen en hoe en waar we deze kleedjesmarkt gaat plaats vinden op onze website… Concepten bedenken en maken maar.
24 – 48 uur
Nu we de eerste producten, prijzen, foto’s hebben beginnen we met het integreren. Het leek ons gaaf om het ook op een daadwerkelijk virtueel kleedje te leggen dat je opzij kon scrollen als of je zoals in het echt van links naar rechts kijkt of het wat tussen zit voor jou. Het bleek lastiger dan we dachten en we hadden geen tijd te verliezen, zonder kleedje maar zoveel mogelijk op een pagina om een soort chaos te creëren en natuurlijk veel de oranje kleur gebruiken. Toch hadden we niet een voldaan gevoel met 50 verschillende producten, we willen meer, veel meer. We willen minimaal 200 verschillende producten. Echt struinen totdat je er bij neervalt. Terug naar actief benaderen, van partijen, veel voicemails inspreken, een reminder mail sturen en maar afwachten.
48 – 72 uur
Laatste kans om je aan te melden als brouwer, tijd om het te roepen van de daken. De mensen weten het nog niet… En zonder de struiners is er geen markt natuurlijk. Social posts maken en op elk platform posten. De homepagina aanpassen en laten weten dat er wat gaafs aan zit te komen. Niet vergeten een mail te sturen naar alle mensen die geïnteresseerd zijn in updates van de Beer. VERZENDEN! Laptop dicht en morgen (vrijdag) de laatste brouwers toevoegen.

Vrijdag de een na laatste dag tot de markt online gaat. Outlook openen, verzenden/ontvangen button klikken en jahoor hij zit weer vol. Goed teken! De laatste import klaar zetten om zo alles beschikbaar te hebben op de website. Dat geeft een voldaan en goed gevoel.
72 uur – 96 uur
Laatste 5 uurtjes werken tot het weekend is… Hé maar Moos heb je er al over na gedacht hoe je de pakketten gaat verzenden. Niet alle glazen, blikken borden en petten passen zomaar in onze dozen. Hoe ga je dat vast zetten? Dat was nog iets wat ik over het hoofd heeft heb gezien, er zijn natuurlijk allerlei soorten glazen; dik, dun, lang, kort. Allemaal even anders. Het zou zonde zijn als er veel glazen sneuvelen tijdens het bezorgen en we weten dat sommige partijen niet altijd even zorgvuldig zijn… Helaas. Achteraf bleek dit de aller grootste uitdaging van alles.
Dozen worden gepakt, er wordt veel knutselt, gevouwen, geboord. Uiteindelijk hebben we de oplossing. Voor elk glas iets anders bedenken, geen oplossing dus ;). “Hé we hadden niet gezegd dat dit een makkie zou worden, we hebben je gewaarschuwd haha” (Quote Tim en Armand in koor). Goed, next.
Bekende vrijwilligers van de Beer uitnodigen om op minimaal 1,5 meter orders in te pakken. Requirements: Zin en tijd hebben, oja beetje ruimtelijk inzicht is ook wel handig. Deze mensen zijn snel gevonden. Gelukkig, dat kan ik afstrepen van mijn lijstje.
Niets staat meer in de weg tot een leuk en mooie online kleedjesmarkt van brouwersspullen. Laat de deadline maar komen.
96 uur – 125 uur
Het is tenslotte weekend en lekker weer dus genieten mag ook. Er hoeft maar op 1 knop gedrukt te worden en dan staat de markt live. Zondag 26 april 16:00 laptop open, alles checken en afwachten tot deadline. Dan is het eindelijk 17:00 GAAAN! KLIKKEN. En ja hoor hij staat live. Het gaat snel, heel snel. De eerste producten zijn na 5 minuten al uitverkocht. 10 minuten na 17 uur 200 mensen tegelijk op de site. Gaaf, heel gaaf zeggen we nog tegen mekaar. De orders stromen binnen en de eerste fouten kom je natuurlijk ook direct tegen. Tijdens de markt oplossen en noteren voor na de markt. Het lijkt voor nu goed te gaan en de laptop gaat dicht, we wachten af en zien dinsdagmorgen wel de schade ;).
Na de markt
Het is dan dinsdagmorgen, inventariseren. Jeetje wat is er veel verkocht en nog leuker van ELKE brouwerij is er wel iets gekocht. De producten bestellen bij de brouwer maar. 1 shirtje van die, 10 glazen van die, 3 petten van die. Iedere brouwer krijgt een mailtje en stuurt de producten naar ons op. We zaten in de week van het abonnement dus met de vraag of ze het de maandag na de week van 27 april – 3 mei konden doen. En dat deden ze. Maandag 4 mei komt het een na de andere pakket binnen. De lijst met producten uitgeprint en maar afstrepen wat we hebben. Het ziet er goed uit even afwachten tot alles er is.
Woensdag 13 mei is het dan zover, de vrijwilligers zijn aanwezig, de producten zijn aanwezig en de dozen + knutselspullen zijn ook aanwezig. Daar gaan we, de eerste dozen is even wennen hoe gaat dit het best er in? Past dit wel? Breek het glas zo echt niet? Het leek wel vragenuurtje, maar na een tijdje hadden we de smaak te pakken. We moesten toch zo’n 200 orders inpakken. Dat kregen we de woensdag niet af maar we waren goed op weg. De eerste 120 waren ingepakt en stonden klaar voor verzending. Donderdag en vrijdag werden ze afgemaakt en dat lukte. De meeste mensen kregen hun pakket dat weekend ook binnen. Veel reacties, meestal positief, gelukkig nog geen glas gebroken. Wel waren we wat dingen vergeten. Dat werd dan direct geregeld.

De laatste loodjes werden gedaan een aantal orders konden niet verzonden worden omdat er wat spullen ontbraken. Deze werden na besteld en z.s.m. opgestuurd.
Het allerlaatste pakket werd verstuurd op donderdag 28 mei. Eindelijk alles is verzonden en aan gekomen.
We zetten alles even op een rijtje:
Er is +/- 8.000 euro aan spullen gekocht voor de brouwers.
Er zijn +/- 200 orders geplaatst.
Er zijn +/- 450 dozen ingepakt.
Er zijn 3000 spullen ingepakt.
Er deden 33 brouwers mee aan deze vrijmarkt.
Er waren 200+ unieke producten te koop op de vrijmarkt.
Er zijn zover wij weten 0 glazen gebroken van de ongeveer 400 verkochte glazen.
Op de piek waren er 260 mensen tegelijk op de vrijmarkt.
Wij van de Beer willen iedereen en alles bedanken: de struiners, de brouwers, de vrijwilligers EN vooral ook het begrip van iedereen dat het wat langer duurde dan verwacht. Tot volgend jaar